Soluciones de Comunicación con Transportistas en SAP TM: Métodos y Herramientas para una Gestión Eficiente

Transportar mercancías de un lugar a otro puede no ser la competencia principal de muchos fabricantes/transportistas. Por lo tanto, la mayoría de los fabricantes/transportistas subcontratan el proceso de transporte físico a transportistas externos en lugar de mantener una flota interna. En estos escenarios, la comunicación con los transportistas es muy crítica. El transportista debe conocer los detalles de los requisitos de transporte del fabricante/transportista y comunicar en consecuencia su disponibilidad para ejecutar el movimiento. Posteriormente, durante la ejecución, el transportista debe informar sobre varios estados de envío al fabricante/LSP (Proveedor de Servicios Logísticos). Deben poder recibir esta información y capturarla en los documentos para su seguimiento. Una vez que se ejecuta el envío, el transportista debe poder comunicar los detalles de la factura y el fabricante/LSP debe evaluar estos detalles para procesar el pago. Según el modo de transporte y otros requisitos comerciales, puede ser necesaria comunicación adicional. Por ejemplo, comunicación de instrucciones de envío y manifiesto de aduanas, tarifas de flete, horario marítimo, información de citas, etc. Dependiendo de la complejidad y el volumen de la comunicación, estas comunicaciones suelen realizarse a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos, portales externos, terceros, intercambio electrónico de datos (EDI) u otros medios.

Soluciones SAP TM:

Actualmente, la solución de Gestión de Transporte (TM) de SAP en las instalaciones tiene muchas soluciones para comunicarse con los transportistas. Algunas de las funcionalidades más utilizadas son:

1. CORREO ELECTRÓNICO / SMS:

Para la comunicación saliente con los transportistas, utilizando el marco de procesamiento posterior, se pueden enviar correos electrónicos desde documentos de TM como Orden de Flete. Para el proceso de licitación, hay soluciones predefinidas disponibles para correos electrónicos y SMS (entrantes y salientes). El contenido del correo electrónico y SMS se puede configurar. Este es un método común para comunicarse con los transportistas si el volumen es bajo y los fabricantes/transportistas se sienten cómodos manejando los envíos a través de correos electrónicos y SMS.

2. Portal de Colaboración de Transportistas (CCP):

El portal de colaboración de transportistas de SAP TM (CCP) es una interfaz de usuario web que admite la colaboración con los transportistas. Cubre la obtención de fletes, la licitación, la ejecución de la orden de flete y el acuerdo de fletes. El portal utiliza los datos del sistema SAP TM del fabricante o LSP y proporciona la mayoría de los detalles requeridos por el transportista. Además, los transportistas pueden responder a los requisitos del fabricante/LSP a través del portal. Por ejemplo, los transportistas pueden responder a solicitudes de licitación, actualizar estados y enviar facturas por el envío ejecutado. Los fabricantes/LSP suelen gestionar el acceso de los transportistas al CCP y proporcionar el enlace URL. El CCP está diseñado para transportistas pequeños que no tienen una gran infraestructura de TI para otra comunicación electrónica. Sin embargo, algunos fabricantes/LSP utilizan CCP para todos los tipos de transportistas.

3. EDI/Interfaces:

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es el intercambio de datos comerciales de sistema a sistema en un formato electrónico estándar. Se necesita un formato estándar para que los sistemas puedan leer y comprender los datos. Hoy en día se utilizan varios estándares de EDI, incluidos ANSI, EDIFACT, TRADACOMS y ebXML. Para cada estándar hay diferentes versiones, por ejemplo, ANSI 5010 o la versión D12 de EDIFACT, Lanzamiento A. Cuando dos empresas deciden intercambiar documentos EDI, deben ponerse de acuerdo en el estándar y la versión específicos de EDI. La arquitectura EDI para la comunicación se detalla a continuación:

4. Portales en la nube/EDI VAN:

Incluso con estándares como EDI, diferentes transportistas pueden utilizar diferentes tipos de datos y tener requisitos específicos para estas comunicaciones. Por lo tanto, se requiere una inversión significativa por parte de los fabricantes/LSP para configurar la conexión con cada uno de los transportistas. Para reducir este esfuerzo, existen portales en la nube y EDI VAN que pueden encargarse de la comunicación desde los portales en la nube con cada uno de los transportistas. Los fabricantes/LSP deben conectar el sistema SAP solo con un portal en lugar de con cada uno de los transportistas. EDI VAN (como SPS, Klientschmidt, etc.) proporciona conexiones de transportistas, mientras que los portales en la nube (GTNexus, INTRAA, etc.) proporcionan funcionalidades adicionales a los transportistas/fabricantes como el mantenimiento de horarios, contratos de flete, etc. La arquitectura del portal en la nube para la comunicación se detalla a continuación:



Problemas:

Los correos electrónicos y SMS no son una solución escalable para la mayoría de los fabricantes/LSP para comunicarse con los transportistas. El volumen de comunicación puede ser muy alto y leer cada correo electrónico/SMS puede no ser una solución práctica.

El portal de colaboración de transportistas está diseñado para transportistas pequeños