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Recibo de Gastos Obligatorio en Fieldglass: Una Característica Esencial para la Gestión de Gastos
- Creado 01/03/2024
- Modificado 01/03/2024
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¡Hola!
Bienvenido a la actualización #9 de Fieldglass Features.
Como Ejecutivo de Adopción de Productos de Fieldglass en Australia, gestiono un portafolio de 10-15 clientes en un momento dado. Cada cliente es diferente, con diferentes objetivos de programa, restricciones operativas, organizativas o regulatorias.
El propósito de estas publicaciones es resaltar oportunidades para que los clientes obtengan más valor al utilizar la aplicación Fieldglass o mejoren la experiencia del usuario para sus audiencias. Las características que discutiremos deberían ser de interés para la mayoría de los clientes, independientemente del tipo de programa o región geográfica.
Esta semana lo mantenemos muy simple y nos aseguramos de que estés al tanto de una característica interesante que puede haber pasado desapercibida y que se entregó en la versión de mayo de 2020: Recibo de Gastos Obligatorio.
¿Qué hace?Cuando un trabajador presenta un reclamo de gastos en Fieldglass, lo primero que selecciona es el código de gasto. Los códigos de gasto típicos pueden incluir gastos de comida, gastos de viaje, kilometraje, alojamiento, etc.
La bandera de Recibo de Gastos Obligatorio en la configuración del código de gasto prohíbe que un trabajador presente un gasto sin agregar un adjunto (recibo) al reclamo de gastos antes de enviarlo para su aprobación. La bandera se habilita/deshabilita en cada código de gasto, por lo que, por ejemplo, no la habilitarías en el kilometraje ya que no hay recibo, pero sí la podrías habilitar en alojamiento, gastos de viaje, etc.
¿Por qué debería ser de interés?De acuerdo con la política de la empresa, para que un trabajador pueda reclamar ciertos gastos, es posible que se le solicite proporcionar un recibo, por ejemplo, para comida, viaje o alojamiento. Al habilitar esta característica nueva en el código de gasto, el trabajador no podrá enviar un gasto que tenga esta característica habilitada sin agregar un adjunto (recibo) al gasto. Esto evita que los aprobadores tengan que rechazar un reclamo de gastos porque no se adjuntó un recibo, y también educa a los trabajadores sobre la necesidad de adjuntar un recibo antes de enviar un gasto para su aprobación.
Mensaje de error mostrado cuando un trabajador intenta enviar un gasto contra un código de gasto sin un recibo adjunto.
- Esfuerzo para implementar: muy fácil, el equipo de PMO marca una casilla en la página de configuración del código de gasto para hacer obligatorios los adjuntos.
- Esfuerzo para probar: muy rápido, menos de 5 minutos para probar.
- Beneficios para el negocio: cumplimiento obligatorio de los procesos empresariales que requieren que se presenten recibos contra ciertos reclamos de gastos. Ahorra a los gerentes de contratación tener que revisar reclamos de gastos incompletos.
Menú de administración > código de gasto > seleccionar el código de gasto y marcar "sí" para el elemento de configuración "Recibo de Gastos Obligatorio".
Editar el código de gasto para habilitar la bandera de recibos obligatorios.
Para obtener más información sobre la configuración de gastos, visita la página de ayuda de SAP Fieldglass, accesible a través de la página de inicio > "?" > documentación del producto y busca gastos para ver la guía de administración de tiempo y gastos.
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