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Recibo de Despesas Obrigatório no Fieldglass: Uma Característica Essencial para a Gestão de Despesas
- Creado 01/03/2024
- Modificado 01/03/2024
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Olá!
Bem-vindo à atualização #9 do Fieldglass Features.
Como Executivo de Adoção de Produtos da Fieldglass na Austrália, gerencio um portfólio de 10-15 clientes em um determinado momento. Cada cliente é diferente, com diferentes objetivos de programa, restrições operacionais, organizacionais ou regulatórias.
O objetivo destas publicações é destacar oportunidades para os clientes obterem mais valor ao utilizar o aplicativo Fieldglass ou melhorarem a experiência do usuário para suas audiências. As características que discutiremos devem ser de interesse para a maioria dos clientes, independentemente do tipo de programa ou região geográfica.
Nesta semana, mantemos muito simples e garantimos que você esteja ciente de uma característica interessante que pode ter passado despercebida e que foi entregue na versão de maio de 2020: Recibo de Despesas Obrigatório.
O que faz?Quando um trabalhador apresenta uma reivindicação de despesas no Fieldglass, a primeira coisa que ele seleciona é o código de despesa. Os códigos de despesa típicos podem incluir despesas com alimentação, despesas de viagem, quilometragem, hospedagem, etc.
A bandeira de Recibo de Despesas Obrigatório na configuração do código de despesa impede que um trabalhador apresente uma despesa sem adicionar um anexo (recibo) à reivindicação de despesas antes de enviá-la para aprovação. A bandeira é habilitada/desabilitada em cada código de despesa, então, por exemplo, você não a habilitaria na quilometragem, já que não há recibo, mas poderia habilitá-la na hospedagem, despesas de viagem, etc.
Por que deveria ser de interesse?De acordo com a política da empresa, para que um trabalhador possa reivindicar determinadas despesas, pode ser solicitado que ele forneça um recibo, por exemplo, para alimentação, viagem ou hospedagem. Ao habilitar essa nova característica no código de despesa, o trabalhador não poderá enviar uma despesa que tenha essa característica habilitada sem adicionar um anexo (recibo) à despesa. Isso evita que os aprovadores tenham que rejeitar uma reivindicação de despesas porque não foi anexado um recibo, e também educa os trabalhadores sobre a necessidade de anexar um recibo antes de enviar uma despesa para aprovação.
Mensagem de erro exibida quando um trabalhador tenta enviar uma despesa contra um código de despesa sem um recibo anexado.
- Esfuerzo para implementar: muito fácil, a equipe de PMO marca uma caixa na página de configuração do código de despesa para tornar os anexos obrigatórios.
- Esfuerzo para probar: muito rápido, menos de 5 minutos para testar.
- Benefícios para o negócio: cumprimento obrigatório dos processos empresariais que exigem que sejam apresentados recibos contra determinadas reivindicações de despesas. Poupa os gerentes de contratação de terem que revisar reivindicações de despesas incompletas.
Menu de administração > código de despesa > selecionar o código de despesa e marcar "sim" para o elemento de configuração "Recibo de Despesas Obrigatório".
Editar o código de despesa para habilitar a bandeira de recibos obrigatórios.
Para obter mais informações sobre a configuração de despesas, visite a página de ajuda do SAP Fieldglass, acessível através da página inicial > "?" > documentação do produto e procure despesas para ver o guia de administração de tempo e despesas.
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