Introdução (P2P - Processo)

Neste documento, gostaria de explicar os diferentes cenários no processo de aquisições. O processo de aquisições começa com o pedido de compra e termina com o pagamento ao fornecedor. Portanto, esse processo é popularmente conhecido como o Processo 'P2P'. Ele lida com a aquisição de materiais, serviços, diferentes contratos associados à aquisição. Expliquei alguns cenários populares neste post do blog. É uma regra de conciliação de 3 vias (PO-GR-IV). Entenderemos as atividades de dados mestres como mestre de materiais, registro de informações de compra, lista de origem e atividades de transação como Pedido de Compra, Ordem de Compra, Recebimento de Mercadorias e Contabilização de Faturas.

Pedido de Compra: (T-Code- ME51N)

O Pedido de Compra é feito pelo departamento de armazém ao departamento de Compras internamente.

Geralmente, na organização, a equipe do departamento de produção verifica com a equipe do departamento de armazém o estoque/material necessário. Se o estoque estiver disponível no armazém, então o departamento de armazém enviará o estoque ao departamento de produção. Se o estoque não estiver disponível no armazém, então o departamento de armazém fará o pedido de compra ao departamento de compras. Aqui não há documento contábil. O departamento de armazém simplesmente insere o material necessário e a quantidade no pedido de compra.

Ordem de Compra: (T-Code- ME21N)

O departamento de Compras negociará os materiais/serviços necessários com fornecedores externos e finalizará o fornecedor. A ordem de compra será feita pelo Departamento de Compras ao fornecedor com o preço acordado, materiais/serviços, quantidade, termos de entrega e termos de pagamento. Podemos encontrar esse tipo de informação na Ordem de Compra. Se houver algum processo de liberação (Processo de Aprovação) para uma Ordem de Compra, precisamos obter as aprovações antes de emitir a Ordem de Compra ao fornecedor. Temos diferentes tipos de Processos de Ordem de Compra como Ordem de Compra Padrão (Estoque), Ordem de Compra de Serviço, Ordem de Compra de Despesas de Capital, Ordem de Compra de Despesas Operacionais, Ordem de Compra de Consumo, Acordo Programado e Ordem de Compra de Transporte de Estoque (STO). Não há documento contábil no momento da criação da Ordem de Compra.

Recebimento de Mercadorias: (T-Code- MIGO)

O departamento de armazém recebe os bens do fornecedor de acordo com os termos de entrega. O departamento de armazém insere o Recebimento de Mercadorias contra a Ordem de Compra no sistema SAP. Eles simplesmente verificam o estoque e inserem a quantidade entregue ao contabilizar o Recebimento de Mercadorias. Nesse processo, o sistema gerará dois documentos: documento de material em MM e documento contábil em FI.

Lançamento Contábil para MIGO

Lançamento Contábil para MIGO Entrada de Serviços: (T-Code- ML81N)

As empresas não apenas adquirem materiais, mas também adquirem diferentes tipos de serviços do fornecedor. Podemos contratar serviços de limpeza ou serviços de suporte/implantação de TI (por exemplo, implementação de SAP). O respectivo departamento gerencial verificará se os serviços foram recebidos ou não. Isso pode ser medido pelo número de horas (por exemplo, folha de horas) ou pessoas que trabalharam. Os serviços serão rastreados através da folha de entrada de serviços e não há registro contábil apenas para criar a entrada de serviços. A entrada de serviços deve ser liberada para gerar um documento contábil. Nesse processo, o sistema gerará dois documentos: um documento de serviço em MM e um documento contábil em FI.

Lançamento Contábil para MIGO

Recebimento de Faturas: (T-Code- MIRO)

A equipe de Contas a Pagar recebe as faturas do fornecedor. Nesta etapa, uma "verificação de 3 vias" será feita automaticamente pelo sistema padrão. As faturas serão verificadas automaticamente contra a Ordem de Compra e o documento de Recebimento de Mercadorias para o preço e quantidade corretos. É prática comum que a fatura seja bloqueada para pagamento assim que for registrada. Nesse processo, o sistema gerará dois documentos: documento de material em MM e documento contábil em FI. Uma vez que a fatura seja aprovada/liberada, o departamento de tesouraria processará o pagamento.

Lançamento Contábil