Introducción (P2P - Proceso)

En este documento, me gustaría explicar los diferentes escenarios en el proceso de adquisiciones. El proceso de adquisiciones comienza desde la solicitud de compra y termina con el pago al proveedor. Por lo tanto, este proceso es conocido popularmente como el Proceso 'P2P'. Se encarga de adquirir materiales, servicios, diferentes contratos asociados con la adquisición. He explicado algunos escenarios populares en esta publicación de blog. Es una regla de conciliación de 3 vías (PO-GR-IV). Entenderemos las actividades de datos maestros como maestro de materiales, registro de información de compra, lista de origen y actividades de transacción como Solicitud de Compra, Orden de Compra, Recepción de Mercancías y Contabilización de Facturas.

Solicitud de Compra: (T-Code- ME51N)

La Solicitud de Compra es realizada por el departamento de almacén al departamento de Compras internamente.

Generalmente, en la organización, el equipo del departamento de producción verifica con el equipo del departamento de almacén el stock/material requerido. Si el stock está disponible en el almacén, entonces el departamento de almacén enviará el stock al departamento de producción. Si el stock no está disponible en el almacén, entonces el departamento de almacén realizará la solicitud de compra al departamento de compras. Aquí no hay documento contable. El departamento de almacén simplemente ingresa el material requerido y la cantidad en la solicitud de compra.

Orden de Compra: (T-Code- ME21N)

El departamento de Compras negociará los materiales/servicios requeridos con los proveedores externos, y finalizarán el proveedor. La orden de compra será realizada por el Departamento de Compras al proveedor con el precio acordado, materiales/servicios, cantidad, términos de entrega y términos de pago. Este tipo de información la podemos encontrar en la Orden de Compra. Si hay algún proceso de liberación (Proceso de Aprobación) para una Orden de Compra, necesitamos obtener las aprobaciones antes de emitir la Orden de Compra al proveedor. Tenemos diferentes tipos de Procesos de Orden de Compra como Orden de Compra Estándar (Stock), Orden de Compra de Servicio, Orden de Compra de Gastos de Capital (Orden de Compra de Gastos de Capital), Orden de Compra de Gastos Operativos, Orden de Compra de Consumo, Acuerdo Programado y Orden de Compra de Transporte de Stock (STO). No hay documento contable en el momento de la creación de la Orden de Compra.

Recepción de Mercancías: (T-Code- MIGO)

El departamento de almacén recibe los bienes del proveedor según los términos de entrega. El departamento de almacén ingresa la Recepción de Mercancías contra la Orden de Compra en el sistema SAP. Simplemente verifican el stock e ingresan la cantidad entregada al contabilizar la Recepción de Mercancías. En este proceso, el sistema generará dos documentos: documento de material en MM y documento contable en FI.

Asiento Contable para MIGO

Asiento Contable para MIGO Entrada de Servicios: (T-Code- ML81N)

Las empresas no solo adquieren materiales, sino que también adquieren diferentes tipos de servicios del proveedor. Podemos tomar servicios de limpieza o servicios de soporte/implantación de TI (por ejemplo, implementación de SAP). El departamento gerencial respectivo verificará si se recibieron los servicios o no. Puede medirse a través del número de horas (por ejemplo, hoja de horas) o personas que trabajaron. Los servicios se rastrearán a través de la hoja de entrada de servicios y no hay un registro contable solo para crear la entrada de servicios. La entrada de servicios debe ser liberada para generar un documento contable. En este proceso, el sistema generará dos documentos: un documento de servicio en MM y un documento contable en FI.

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Recepción de Facturas: (T-Code- MIRO)

El equipo de Cuentas por Pagar recibe las facturas del proveedor. En esta etapa, se realizará una "verificación de 3 vías" automáticamente por el sistema estándar. Las facturas se verificarán automáticamente contra la Orden de Compra y el documento de Recepción de Mercancías para el precio y la cantidad correctos. Es práctica común que la factura se bloquee para el pago tan pronto como se registre. En este proceso, el sistema generará dos documentos: el documento de material en MM y el documento contable en FI. Una vez que la factura sea aprobada/liberada, el departamento de tesorería procesará el pago.

Asiento Cont