Princípios de Acesso a Dados e Auditoria de Documentos Digitais (GDPdU): Lei tributária alemã para auditorias fiscais

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) é uma lei tributária alemã em vigor desde 1.1.2002. O Ministério Federal das Finanças (BMF) publicou os "Princípios de Acesso a Dados e Auditoria de Documentos Digitais (GDPdU)" em sua declaração datada de 16.07.2001.

É uma regulamentação de auditoria recomendada pela Administração Fiscal Alemã para uso na Alemanha.

Um guia de referência declarou o GDPdU da seguinte forma:

"Por lei, os contribuintes devem permitir às autoridades fiscais acesso a todos os dados relevantes para impostos em seus sistemas de processamento de dados. As regulamentações aplicáveis são descritas em um documento do Ministério Federal das Finanças da Alemanha, de 16 de julho de 2001 - IV D2 - S 0316 - 136/01, publicado no Bundessteuerblatt (Diário Fiscal Federal) parte I, página 415 como os Princípios Alemães de Acesso a Dados e Auditoria de Documentos Digitais (GDPdU) ."

Regulamentações semelhantes em formas variadas estão sendo seguidas por alguns outros países da UE como Áustria, França, Suíça e Portugal, etc., para realização de Auditorias Fiscais.

GDPdU contém regras que permitem às autoridades fiscais acessar e verificar os dados contábeis digitalmente do processo de contabilidade eletrônica do contribuinte.

A auditoria requer todos os dados fiscais relevantes como detalhes do livro razão, contas, códigos fiscais, transações de GL, transações de AR/AP, dados mestres, etc. Além disso, com base nos termos comerciais, o auditor também pode solicitar peças adicionais de informação relevantes para impostos. Estes dados fiscais devem ser coletados em um formato de arquivo específico, para que possam ser importados para o ambiente de auditoria do auditor. Este procedimento de ponta a ponta é controlado e supervisionado pelas autoridades fiscais.

GDPdU exige que aos Auditores Fiscais seja dado acesso ao sistema de processamento de dados em um dos 3 métodos diferentes a seguir.



Z1: Acesso Direto de Somente Leitura
As empresas podem fornecer aos auditores acesso direto ao seu sistema de contabilidade eletrônica. Este acesso direto aos dados pelo usuário é feito através de entradas online. Os auditores podem acessar os dados em modo somente leitura (selecionar, filtrar e ordenar) utilizando o hardware e software do contribuinte. Somente este hardware e software podem ser utilizados pelos auditores fiscais para acessar os dados armazenados eletronicamente. Portanto, não é permitido o acesso remoto (online) ao sistema de processamento de dados pela autoridade fiscal.

Z2: Acesso Indireto

As empresas / terceiros autorizados pela empresa serão responsáveis por coletar e processar eletronicamente os dados de acordo com as instruções do auditor fiscal. O auditor fiscal utilizará então as ferramentas de avaliação disponíveis no sistema de processamento de dados.

Z3: Liberação de Suporte de Dados / Transferência de Mídia de Dados

As empresas são responsáveis por extrair os registros de dados fiscais para a auditoria fiscal e armazená-los em um meio de armazenamento de dados que possa ser processado eletronicamente. Este suporte de dados será então entregue ao auditor para avaliação. Este método fornece ao auditor acesso de leitura a todas as informações relevantes para uma auditoria, como relatórios financeiros, dados mestres, documentos e fluxo de documentos, bem como direitos de usuário e acesso.

Também pode consultar a seguinte URL para obter mais clareza sobre a aplicação do GDPdU:
https://www.dsag.de/fileadmin/media/Leitfaeden/101125_Handlungsempfehlung_engl_AK2.pdf

Extração de dados específicos de auditoria fiscal de SAP ou outro ERP requer um bom conhecimento das tabelas associadas aos dados específicos de impostos. A maioria dos ERPs fornece relatórios e transações específicas para impostos que atendem amplamente a este requisito. Em casos em que os dados brutos precisam ser extraídos dos sistemas, você pode usar produtos certificados pela SAP como Smart Exporter ou SAP DART (solução da SAP AG para acesso Z3) para extrair os dados específicos de impostos no formato GDPdU. A maioria dessas ferramentas extrai os dados em arquivos sequenciais e fornece ferramentas posteriores para visualizar os dados retidos de várias maneiras.

Na parte 2 deste Blog, aprofundarei um pouco mais na extração e adaptação do GDPdU.