Principios de Acceso a Datos y Auditoría de Documentos Digitales (GDPdU): Ley tributaria alemana para auditorías fiscales

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) es una ley tributaria alemana en vigor desde el 1.1.2002. El Ministerio Federal de Finanzas (BMF) publicó los "Principios de Acceso a Datos y Auditoría de Documentos Digitales (GDPdU)" en su declaración fechada el 16.07.2001.

Es una regulación de auditoría recomendada por la Administración Fiscal Alemana para su uso en Alemania.

Una guía de referencia declaró el GDPdU de la siguiente manera:

"Por ley, los contribuyentes deben permitir a las autoridades fiscales acceder a todos los datos relevantes para impuestos en sus sistemas de procesamiento de datos. Las regulaciones aplicables se describen en un documento del Ministerio Federal de Finanzas de Alemania, 16 de julio de 2001 - IV D2 - S 0316 - 136/01, publicado en el Bundessteuerblatt (Gaceta Fiscal Federal) parte I, página 415 como los Principios Alemanes de Acceso a Datos y Auditoría de Documentos Digitales (GDPdU) ."

Regulaciones similares en formas variadas están siendo seguidas por algunos otros países de la UE como Austria, Francia, Suiza y Portugal, etc., para llevar a cabo Auditorías Fiscales.

GDPdU contiene reglas que permiten a las autoridades fiscales acceder y verificar los datos contables digitalmente del proceso de contabilidad electrónica del contribuyente.

La auditoría requiere todos los datos fiscales relevantes como detalles del libro mayor, cuentas, códigos fiscales, transacciones de GL, transacciones de AR/AP, datos maestros, etc. Además de esto, basado en los términos comerciales, el auditor también puede solicitar piezas adicionales de información que sean relevantes para impuestos. Estos datos fiscales deben recopilarse en un formato de archivo específico, para que puedan importarse al entorno de auditoría del auditor. Este procedimiento de extremo a extremo está controlado y supervisado por las autoridades fiscales.

GDPdU exige que a los Auditores Fiscales se les dé acceso al sistema de procesamiento de datos en cualquiera de los 3 métodos diferentes dados a continuación.



Z1: Acceso Directo de Solo Lectura
Las empresas pueden proporcionar a los auditores acceso directo a su sistema de contabilidad electrónica. Este acceso directo a los datos por parte del usuario se realiza mediante entradas en línea. Los auditores pueden acceder a los datos en modo de solo lectura (seleccionar, filtrar y ordenar) utilizando el hardware y software del contribuyente. Solo este hardware y software pueden ser utilizados por los auditores fiscales para acceder a los datos almacenados electrónicamente. Por lo tanto, no se permite el acceso remoto (en línea) al sistema de procesamiento de datos por parte de la autoridad fiscal.

Z2: Acceso Indirecto

Las empresas / terceros autorizados por la empresa se encargarán de recopilar y procesar electrónicamente los datos según las instrucciones del auditor fiscal. El auditor fiscal utilizará luego las herramientas de evaluación disponibles en el sistema de procesamiento de datos.

Z3: Liberación de Soporte de Datos / Transferencia de Medios de Datos

Las empresas se encargan de extraer los registros de datos fiscales para la auditoría fiscal y guardarlos en un medio de almacenamiento de datos que pueda ser procesado electrónicamente. Este soporte de datos luego se entregará al auditor para su evaluación. Este método proporciona al auditor acceso de lectura a toda la información relevante para una auditoría, como informes financieros, datos maestros, documentos y flujo de documentos, así como derechos de usuario y acceso.

También puedes consultar la siguiente URL para obtener más claridad sobre la aplicación del GDPdU:
https://www.dsag.de/fileadmin/media/Leitfaeden/101125_Handlungsempfehlung_engl_AK2.pdf

Extracción de datos específicos de auditoría fiscal de SAP u otro ERP requiere un buen conocimiento de las tablas asociadas con datos específicos de impuestos. La mayoría de los ERPs entregan informes y transacciones específicos para impuestos que se ajustan en gran medida a este requisito. En casos en los que los datos en bruto deben extraerse de los sistemas, entonces puedes usar productos certificados por SAP como Smart Exporter o SAP DART (solución de SAP AG para acceso Z3) para extraer los datos específicos de impuestos en formato GDPdU. La mayoría de estas herramientas extraen los datos en archivos secuenciales y proporcionan herramientas posteriores para ver los datos retenidos de diversas maneras.

En la parte 2 de este Blog, profundizaré un poco más en la extracción y adaptación de GDPdU.