Otimize seu processo de compras para pagamento com o SAP MM: Guia passo a passo

Digitalizar o seu processo de compra para pagamento fortalece o cumprimento e controle através de fornecedores, contratos, regulamentações, compradores e contas a pagar.

As empresas são impulsionadas por dois processos comerciais fundamentais: comprar e vender. Essas operações pivotais abrangem a venda de produtos ou serviços, ambos exigindo a aquisição de vários materiais e recursos.

Como resultado, os dois departamentos fundamentais de qualquer empresa são Vendas e Compras. Aqui estão uma série de passos bem definidos que iniciam o ato de compras e culminam no pagamento final. Esta sequência integral envolve a aquisição dos produtos ou serviços necessários dos fornecedores e posteriormente o cumprimento das obrigações financeiras associadas a essas transações.

Este procedimento integral é comumente conhecido como "Comprar para Pagar" ou PTP. A SAP, um destacado fornecedor de soluções de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), projetou o Módulo SAP MM (Gestão de Materiais) especificamente para otimizar e gerenciar o processo de compras para pagamento. Embora a implementação real dos serviços de implementação da SAP possa variar de acordo com o modelo de negócio único e as necessidades de uma empresa, vamos nos aprofundar no processo padrão de compras para pagamento da SAP.

Passo 1: Identificação do Requisito

Esta fase inicial envolve diversos departamentos, como manufatura, vendas e administração, identificando meticulosamente suas necessidades e requisitos específicos. Esses requisitos são documentados minuciosamente em uma Solicitação de Compra (PR). Essas PRs contêm informações vitais como descrições detalhadas de materiais, quantidades necessárias, custos estimados, datas de entrega solicitadas e fornecedores preferidos. Essas solicitações passam então por um processo de aprovação vital, que muitas vezes envolve a aplicação de "Estratégias de Liberação" dentro dos serviços de implementação da SAP, para garantir que todas as solicitações estejam alinhadas com as diretrizes e orçamentos estabelecidos. A criação de Pedidos de Compra (PO) é facilitada pelo uso do código de transação ME51N.

Passo 2: Decisão de Compras

Dentro do departamento de Compras, ocorre uma avaliação crítica para determinar se os materiais necessários já estão presentes no inventário interno da organização ou se precisam ser adquiridos externamente de fornecedores ou fornecedores.

Passo 3: Solicitação de Cotação

A equipe de Compras inicia o processo de coleta de cotações de uma variedade de fornecedores. Os serviços de consultoria da SAP permitem a gestão desses relacionamentos com fornecedores, mantendo uma lista de fornecedores ou lista de fontes que indica quais fornecedores podem fornecer materiais específicos e os prazos de fornecimento correspondentes. A criação de documentos de Solicitação de Cotação (RFQ) é facilitada pelo uso do código de transação ME41.

Passo 4: Seleção de Cotação

Ao receber uma variedade de cotações de diferentes fornecedores, uma avaliação minuciosa é realizada. Essa avaliação leva em consideração fatores como preços, qualidade do produto e outros parâmetros relevantes para tomar uma seleção informada.

Passo 5: Formalização do Acordo

Após a seleção de um fornecedor adequado, a organização avança para a etapa de negociação e formalização de acordos ou contratos. Especialmente para compromissos de longo prazo, são estabelecidos acordos-quadro. Esses acordos detalham termos, condições e expectativas em relação ao material que será fornecido pelo fornecedor. O código de transação ME31K é usado para criar esses contratos.

Passo 6: Ordem de Compra

A criação de uma Ordem de Compra (PO) marca um ponto crítico no processo de compras para pagamento, significando sua importância máxima. Servindo como um documento fundamental, a PO é elaborada minuciosamente usando a Solicitação de Compra (PR) como ponto de referência. Isso facilita a transferência sem problemas de dados essenciais da PR para a PO, otimizando todo o procedimento. Enfatizando sua importância, a Ordem de Compra é o documento definitivo, vital para cálculos financeiros e análises. Executada através do código de transação "ME21N", a versatilidade da PO atende a diversos cenários de processos de compras para pagamento.

Surgem diferentes categorias de Ordens de Compra para se alinhar com diversas estratégias de compras. A "Ordem de Compra de Subcontratação" refere-se a matérias-primas fornecidas a fornecedores, que então as transformam em produtos acabados, abrangendo principalmente custos de serviço. A "Ordem de Compra em Consignação" implica que os fornecedores armazenem materiais no armazém da organização compradora, com o pagamento vinculado ao consumo de material.

Uma "Ordem de Transferência de Estoque (STO)" replica uma Ordem de Compra interna, permitindo a aquisição de subsidiárias ou plantas de uma organização. Por fim, a "Ordem de Serviço (Service PO)" facilita o processo de compras para pagamento baseado em serviços de fornecedores. Após a geração da PO, os fornecedores confirmam o pedido, um processo integrado às operações de compras e ainda mais otimizado por sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para a confirmação remota.