Optimiza tu proceso de compras a pago con SAP MM: Guía paso a paso

Digitalizar tu proceso de compra a pago fortalece el cumplimiento y control a través de proveedores, contratos, regulaciones, compradores y cuentas por pagar.

Las empresas son impulsadas por dos procesos comerciales fundamentales: comprar y vender. Estas operaciones pivote abarcan la venta de productos o servicios, ambos requiriendo la adquisición de varios materiales y recursos.

Como resultado, los dos departamentos fundamentales de cualquier empresa son Ventas y Compras. Aquí hay una serie de pasos bien definidos que inician el acto de compras y culminan en el pago final. Esta secuencia integral implica adquirir los productos o servicios necesarios de proveedores y posteriormente cumplir con las obligaciones financieras asociadas a estas transacciones.

Este procedimiento integral comúnmente se conoce como "Comprar a Pagar" o PTP. SAP, un destacado proveedor de soluciones de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), ha diseñado el Módulo SAP MM (Gestión de Materiales) específicamente para optimizar y gestionar el proceso de compras a pago. Si bien la implementación real de los servicios de implementación de SAP puede variar según el modelo de negocio único y las necesidades de una empresa, nos adentraremos en el proceso estándar de compras a pago de SAP.

Paso 1: Identificación del Requerimiento

Esta fase inicial implica que varios departamentos, como manufactura, ventas y administración, identifiquen meticulosamente sus necesidades y requerimientos específicos. Estos requisitos se documentan meticulosamente en lo que se conoce como una Solicitud de Compra (PR). Estas PR contienen información vital como descripciones detalladas de materiales, cantidades necesarias, costos estimados, fechas de entrega solicitadas y proveedores preferidos. Estas solicitudes luego pasan por un proceso de aprobación vital, que a menudo implica la aplicación de "Estrategias de Liberación" dentro de los servicios de implementación de SAP, para garantizar que todas las solicitudes se alineen con las pautas y presupuestos establecidos. La creación de Órdenes de Compra (PO) se facilita mediante la utilización del código de transacción ME51N.

Paso 2: Decisión de Compras

Dentro del departamento de Compras, tiene lugar una evaluación crítica para determinar si los materiales requeridos ya están presentes en el inventario interno de la organización o si necesitan ser adquiridos externamente de proveedores o suministradores.

Paso 3: Solicitud de Cotización

El equipo de Compras inicia el proceso de recopilación de cotizaciones de una variedad de proveedores. Los servicios de consultoría de SAP permiten la gestión de estas relaciones con proveedores, manteniendo una lista de proveedores o lista de fuentes que indica qué proveedor puede suministrar materiales específicos y los plazos de suministro correspondientes. La creación de documentos de Solicitud de Cotización (RFQ) se facilita utilizando el código de transacción ME41.

Paso 4: Selección de Cotización

Al recibir una variedad de cotizaciones de diferentes proveedores, se realiza una evaluación meticulosa. Esta evaluación tiene en cuenta factores como precios, calidad del producto y otros parámetros pertinentes para tomar una selección informada.

Paso 5: Formalización del Acuerdo

Tras la selección de un proveedor adecuado, la organización avanza a la etapa de negociación y formalización de acuerdos o contratos. Especialmente para compromisos a largo plazo, se establecen acuerdos marco. Estos acuerdos detallan términos, condiciones y expectativas con respecto al material que será suministrado por el proveedor. El código de transacción ME31K se utiliza para crear estos contratos.

Paso 6: Orden de Compra

La creación de una Orden de Compra (PO) marca un punto crítico en el proceso de compras a pago, significando su máxima importancia. Sirviendo como un documento fundamental, la PO se elabora meticulosamente utilizando la Solicitud de Compra (PR) como punto de referencia. Esto facilita la transferencia sin problemas de datos esenciales de la PR a la PO, optimizando todo el procedimiento. Enfatizando su importancia, la Orden de Compra es el documento definitivo, vital para cálculos financieros y análisis. Ejecutada a través del código de transacción "ME21N", la versatilidad de la PO atiende a diversos escenarios de procesos de compras a pago.

Emergen distintas categorías de Órdenes de Compra para alinearse con diversas estrategias de compras. La "Orden de Compra de Subcontratación" se refiere a materias primas suministradas a proveedores, quienes luego las transforman en productos terminados, abarcando principalmente cargos de servicio. La "Orden de Compra en Consignación" implica que los proveedores almacenan materiales dentro del almacén de la organización compradora, con el pago vinculado al consumo de material.

Una "Orden de Transferencia de Stock (STO)" replica una Orden de Compra interna, permitiendo la adquisición de subsidiarias o plantas de una organización. Finalmente, la "Orden de Servicio (Service PO)" facilita el proceso de compras a pago basado en servicios de proveedores. Tras la generación de la PO, los proveedores confirman el pedido, un proceso integrado con las operaciones de compras y aún más optimizado por sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para la confirmación remota