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Implementação de Compras Descentralizadas no SAP S/4HANA: Desafios e Soluções
- Creado 01/03/2024
- Modificado 01/03/2024
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Introdução
SAP S/4HANA permite implementar um processo de aquisição de autoatendimento de ponta a ponta para os usuários comerciais através de aplicativos Fiori fáceis de usar. Agora surge a pergunta se é possível descentralizar completamente o processo de aquisição sem a participação de especialistas em aquisições. Neste blog, descrevo as dificuldades que enfrentamos durante a implementação de um projeto de compras e as ideias que obtivemos nos meses seguintes.
Passos do processo de Compra para Pagamento (P2P)
Há muitos passos e ações entre identificar uma necessidade e pagar a um fornecedor pelos bens entregues ou serviços prestados. O autoatendimento de aquisições permite maximizar a participação empresarial no processo sem sobrecarregar Contabilidade e Aquisições. Fornece ferramentas úteis para realizar os muitos passos de forma eficiente, desde a criação de uma Requisição de Compra (PR) até o gerenciamento de faturas. Tudo com total transparência em todos os diferentes passos.
Outros dois processos fortemente entrelaçados com as compras são o processo de fonte para contrato e a gestão de dados mestres. Antes de se comprometer financeiramente com um fornecedor, todos os contratos devem estar em vigor, desde uma cotação assinada até contratos específicos como um Acordo de Nível de Serviço ou um Acordo de Não Divulgação.
E, é claro, ao começar a trabalhar com um novo fornecedor ou um novo produto, os dados mestres devem ser configurados.
Descentralização completa da aquisição
Em uma empresa grande com várias entidades, garantimos que cada um dos mais de 1.000 funcionários pudesse fazer solicitações de compra. Em conformidade com a configuração de aquisições de autoatendimento no S/4HANA, eles também foram responsáveis por receber bens para serviços e mercadorias que não passaram por um armazém. Em caso de discrepância de quantidade ou preço na fatura, era necessária uma ação por parte dos solicitantes das compras.
Identificamos três tipos de compras de autoatendimento que se aplicam a todos os funcionários:
Treinamos todos os funcionários, configuramos valores padrão para simplificar ainda mais o pedido e criamos um conjunto de instruções claras. Embora todos no negócio estivessem totalmente convencidos de que esse era o caminho certo a seguir, tivemos que revisar todo o modelo após apenas alguns meses. Centenas de faturas foram bloqueadas devido à falta de recebimento de bens, foram necessárias reatribuições devido a alocações incorretas de contas e as entregas foram atrasadas devido a contratos ou dados mestres ausentes no sistema. No entanto, todos estavam convencidos do valor agregado do autoatendimento de aquisições. O envolvimento do negócio na criação de pedidos de compra foi vital. Por isso, começamos a procurar uma maneira melhor de utilizar as ferramentas do S/4HANA.
Decidimos dividir a aquisição em duas categorias:
Não foi necessário alterar o processo de pedido de catálogo. Este processo de aquisição é executado de forma suave e correta graças aos acordos de preços fixos, contratos e dados mestres que já estão em vigor, e ao recebimento de bens pela equipe do armazém central. Criar PR corretas é fácil, pois todos os dados vêm diretamente do item do catálogo. As solicitações são automaticamente convertidas em PO e enviadas aos fornecedores sem qualquer participação
SAP S/4HANA permite implementar um processo de aquisição de autoatendimento de ponta a ponta para os usuários comerciais através de aplicativos Fiori fáceis de usar. Agora surge a pergunta se é possível descentralizar completamente o processo de aquisição sem a participação de especialistas em aquisições. Neste blog, descrevo as dificuldades que enfrentamos durante a implementação de um projeto de compras e as ideias que obtivemos nos meses seguintes.
Aplicativos usados na aquisição de autoatendimento
Passos do processo de Compra para Pagamento (P2P)
Visão geral dos passos de Compra para Pagamento
Há muitos passos e ações entre identificar uma necessidade e pagar a um fornecedor pelos bens entregues ou serviços prestados. O autoatendimento de aquisições permite maximizar a participação empresarial no processo sem sobrecarregar Contabilidade e Aquisições. Fornece ferramentas úteis para realizar os muitos passos de forma eficiente, desde a criação de uma Requisição de Compra (PR) até o gerenciamento de faturas. Tudo com total transparência em todos os diferentes passos.
Outros dois processos fortemente entrelaçados com as compras são o processo de fonte para contrato e a gestão de dados mestres. Antes de se comprometer financeiramente com um fornecedor, todos os contratos devem estar em vigor, desde uma cotação assinada até contratos específicos como um Acordo de Nível de Serviço ou um Acordo de Não Divulgação.
E, é claro, ao começar a trabalhar com um novo fornecedor ou um novo produto, os dados mestres devem ser configurados.
Passos adicionais que influenciam o processo de Compra para Pagamento
Descentralização completa da aquisição
Em uma empresa grande com várias entidades, garantimos que cada um dos mais de 1.000 funcionários pudesse fazer solicitações de compra. Em conformidade com a configuração de aquisições de autoatendimento no S/4HANA, eles também foram responsáveis por receber bens para serviços e mercadorias que não passaram por um armazém. Em caso de discrepância de quantidade ou preço na fatura, era necessária uma ação por parte dos solicitantes das compras.
Identificamos três tipos de compras de autoatendimento que se aplicam a todos os funcionários:
- compras através de catálogos internos (hospedados) com acordos de preços fixos para diferentes fornecedores, ou através de catálogos externos (punchout) para pedidos em sites específicos de fornecedores;
- compras através de PR de texto livre para encomendar bens que não estão disponíveis em nenhum catálogo;
- compras de serviços, consideradas compras por marcos com datas de entrega fixas; a criação e processamento são semelhantes ao processo de PR de texto livre para bens e, portanto, simples para os usuários finais.
Treinamos todos os funcionários, configuramos valores padrão para simplificar ainda mais o pedido e criamos um conjunto de instruções claras. Embora todos no negócio estivessem totalmente convencidos de que esse era o caminho certo a seguir, tivemos que revisar todo o modelo após apenas alguns meses. Centenas de faturas foram bloqueadas devido à falta de recebimento de bens, foram necessárias reatribuições devido a alocações incorretas de contas e as entregas foram atrasadas devido a contratos ou dados mestres ausentes no sistema. No entanto, todos estavam convencidos do valor agregado do autoatendimento de aquisições. O envolvimento do negócio na criação de pedidos de compra foi vital. Por isso, começamos a procurar uma maneira melhor de utilizar as ferramentas do S/4HANA.
Decidimos dividir a aquisição em duas categorias:
- criação e gerenciamento de pedidos de catálogo
- criação e gerenciamento de PR de texto livre
Não foi necessário alterar o processo de pedido de catálogo. Este processo de aquisição é executado de forma suave e correta graças aos acordos de preços fixos, contratos e dados mestres que já estão em vigor, e ao recebimento de bens pela equipe do armazém central. Criar PR corretas é fácil, pois todos os dados vêm diretamente do item do catálogo. As solicitações são automaticamente convertidas em PO e enviadas aos fornecedores sem qualquer participação
Pedro Pascal
Se unió el 07/03/2018
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