Guia detalhado sobre o fluxo de trabalho: passo a passo

Olá

O SAP Workflow é uma ferramenta para automatizar processos empresariais complexos envolvendo mais de um usuário. O workflow do SAP mapeia a posição na organização porque o SAP considera que as posições são mais estáveis do que as pessoas.

Tecnicamente, o SAP Workflow é uma parte integrada do servidor de aplicativos SAP.

Exemplo 1

Procedimento de aprovação em compras. Alguém cria uma Ordem de Compra que deve ser aprovada por um ou vários gerentes, dependendo do valor.

Exemplo 2

Suponhamos que a Pessoa A é administradora de EDI. Estabelece-se que todos os trabalhos relacionados com EDI serão realizados por ele. Também se estabelece que na sua ausência, outra pessoa realizará seu trabalho. Se a Pessoa A quiser tirar férias planejadas e desejar que todos os seus trabalhos atribuídos a ele na sua ausência sejam atribuídos à Pessoa B, ele nomeará a Pessoa B no SAP e então o SAP atribuirá automaticamente o trabalho de A para B.

Por que usar o SAP Workflow?

O SAP Workflow garante que "o trabalho correto seja entregue na sequência correta, no momento correto e às pessoas corretas". É uma ferramenta projetada para facilitar e automatizar processos empresariais que exigem a realização de tarefas por pessoas. Ideal para usuários ocasionais ou não SAP, pois todos os elementos de trabalho podem ser realizados fora do SAP simplesmente respondendo a um e-mail. O workflow do SAP pode ser vinculado ao Microsoft Outlook ou ao Lotus Notes. Cada etapa de uma transação comercial pode ser facilmente monitorada e os processos são concluídos do início ao fim. O workflow permite que os proprietários de processos controlem os prazos, forneçam estatísticas sobre o tempo necessário para concluir os processos de trabalho, determinem a carga de trabalho em relação aos funcionários individuais e economizem tempo de processamento.

Dado que o Workflow entrega elementos de trabalho aos funcionários automaticamente por e-mail, não é necessário esperar ou perguntar sobre o status de uma transação específica. O SAP Business Workflow também pode ser usado para responder a erros e exceções, podendo ser iniciado quando eventos predefinidos ocorrerem. Por exemplo, um evento pode ser ativado se erros específicos forem encontrados durante uma verificação automática de dados. O workflow do SAP é particularmente útil quando há um processo empresarial que envolve mais de uma pessoa, quando uma notificação automática pode substituir uma comunicação manual e quando há um conjunto definido de indivíduos e/ou documentos envolvidos. Ele organiza o trabalho, alerta os usuários e direciona o tráfego enviando elementos de trabalho; uma vez que o usuário executa o elemento de trabalho, outro pode ser enviado a outro usuário. Por exemplo, um gerente poderia usar o workflow para aprovar uma solicitação de férias de um funcionário. A aplicação de workflow garantiria que cada pessoa envolvida use o formulário online correto e conclua com sucesso sua etapa antes que as férias planejadas sejam inseridas no SAP, seja por um administrador ou automaticamente. Da mesma forma, se alguém se inscrever para um treinamento, o Workflow pode atuar como uma ferramenta de alerta notificando o supervisor em questão ou lembrando o indivíduo de uma aula próxima.

Antes de implementar o SAP Business Workflow, as organizações devem começar fazendo uma série de perguntas, como: - Quais processos de Recursos Humanos queremos automatizar? - Até que ponto podemos alterar os procedimentos atuais e transferi-los para um controle eletrônico? - De quais etapas esses procedimentos são compostos? - Quem são as pessoas envolvidas e quais são seus papéis? - Como garantimos que o Elemento de Trabalho vá para as pessoas corretas?

Embora o Workflow possa ser implementado através de tabelas definidas pelo usuário sem o componente de Gestão Organizacional no lugar, ter uma estrutura organizacional predefinida adiciona um valor tremendo e economiza tempo. Uma estrutura de relatórios clara composta por posições e titulares de posições mantida pelo departamento de Recursos Humanos garante o esforço contínuo de manutenção. A capacidade do pessoal de Recursos Humanos de adicionar e remover usuários das posições à medida que as pessoas entram e saem, sem afetar seus fluxos de trabalho principais, é um benefício a longo prazo tremendo. Se você tiver Administração de Pessoal no lugar, os endereços de e-mail dos funcionários também podem ser mantidos pelo departamento de Recursos Humanos, além dos respectivos administradores de Tempo/Recursos Humanos e Folha de Pagamento dos funcionários que podem estar envolvidos no Workflow.

Basicamente, há três opções para conectar o workflow a e-mails externos: Microsoft Outlook/Exchange, Lotus Notes ou SAP Connect e Internet Mail. Um fator-chave nas implementações e atualizações do SAP R/3 4.6 será o uso de um navegador da web como a interface principal do workflow.

Benefícios do SAP Workflow

Embora os benefícios obtidos ao usar o workflow não sejam de natureza financeira, o tempo economizado ao otimizar os processos poderia facilmente se traduzir em dinheiro. - A qualidade de seus processos será garantida ao enviar informações relevantes diretamente ao usuário. Os gerentes não têm tempo para procurar informações. Por exemplo, se um funcionário obtiver uma classificação como resultado de um trabalho árduo ou treinamento, seus gerentes podem ser notificados imediatamente. - O tempo de ciclo é reduzido ao fornecer todas as informações necessárias: as pessoas podem verificar sua lista de tarefas pendentes e determinar quais tarefas podem ser concluídas no dia seguinte sem impacto negativo. Ou seja, um Administrador de Folha de Pagamento poderia ser notificado imediatamente de uma mudança de endereço de um