Diagrama de Carriles de Natación: Herramienta para planificar y mapear recursos empresariales de manera eficiente

La mayoría de nuestros proyectos son complejos y multifacéticos o cambian de énfasis durante su 'vida útil' o ambas cosas. Estos productos y servicios están abrumados por expectativas, necesidades, requisitos obligatorios y deseables. También deben cubrir, servir, apoyar y tener en cuenta muchos canales de suministro, canales de comunicación y cadenas de comunicación. En nuestro mundo multifacético, los procesos ya no son lineales, los conocidos modelos de cascada en cascada todavía existen y tienen su lugar, pero el mundo es ágil y muchas personas, diversos expertos están involucrados y estas personas tienen más de una responsabilidad. Para cada individuo habrá muchos roles y cada persona adopta un rol diferente según las circunstancias. Hay muchas técnicas y herramientas de planificación, creativas y de diseño de proyectos, utilizadas para apuntar y arrojar luz sobre lo 'desconocido'. Con este artículo me gustaría presentarte una de mis herramientas favoritas: el Diagrama de Carriles de Natación. En pocas palabras, un diagrama de carriles de natación es una herramienta para planificar, organizar y mapear los recursos empresariales (personas, aplicaciones y procesos) con el fin de mejorar los procesos, flujos de datos, comunicación, eficiencia, etc. Y de forma indirecta, la experiencia del usuario, la experiencia del cliente, o quienquiera que vaya a trabajar, tratar y utilizar tus aplicaciones, servicios, etc. Los carriles de natación son una de las herramientas de mapeo principales utilizadas en los procesos de diseño. Un Diagrama de Carriles de Natación es un tipo de diagrama de flujo y se puede utilizar para mostrar varios tipos de información (datos, entregables, acciones e interacciones, etc.). Un Diagrama de Carriles de Natación documenta los pasos o actividades a través de fronteras / usuarios y partes interesadas y muestra a qué paso y actividad pertenece cada uno a lo largo de los procesos; por eso también se le llama diagrama multifuncional o diagrama multicanal. Lo que hace especial y único a un diagrama de carriles de natación es que los elementos dentro del diagrama de flujo se colocan y combinan en carriles, y puedes planificar y coordinar cuándo y cómo se requiere un canal. Estos carriles pueden ayudar a identificar y visualizar etapas, unidades organizativas u otros conjuntos de categorías separadas. Y además designa quién está a cargo, quién (empleados, personas responsables, partes interesadas y áreas) es responsable, quién debe entregar o qué se puede hacer en qué paso o por qué canal de comunicación y las situaciones instantáneas en el proceso en las que están y cómo están involucrados. ¿Qué es un Diagrama de Carriles de Natación? Un Diagrama de Carriles de Natación es bastante similar a un mapa de viaje de usuario o también conocido como un mapa de viaje del cliente, ya que ilustra visualmente más a menudo un flujo de usuario a través de un proceso o sitio, comenzando con el contacto inicial o el descubrimiento, y continuando a través del proceso de compromiso o proceso de trabajo, un Diagrama de Carriles de Natación permite lo mismo y más. La idea detrás de los carriles de natación es que el proceso va de un lado 'de la piscina' / desde un punto de partida hasta un cierto punto final, pero que puede ser o puede ser necesario hacer desvíos o ir 'otros caminos' / usando otros carriles de natación. Un Diagrama de Carriles de Natación identifica las interacciones clave y los puntos de contacto durante el proceso con tu aplicación o más puntos de interacción y señala los hitos, objetivos, motivaciones y sentimientos del usuario en cada paso y qué datos o información entran en juego o se guardan y almacenan. ¿Cómo investigar y prepararse para un diagrama de carriles de natación? Determina tu objetivo y qué proceso o procesos deben formar parte de la investigación y el diagrama de carriles de natación para lograr ese objetivo, sin profundizar demasiado en los detalles pero sin perder detalles que puedan hacer o deshacer tu servicio. Qué se necesita para tener una comprensión suficiente para ser efectivo. Define claramente los límites del proceso a estudiar. Por un lado, puedes dar la espalda a algo, por otro lado, puedes perderte en los detalles. Categoriza el 'Quién', por ejemplo, usuarios, grupos de trabajo o departamentos, ellos definen tus carriles de natación. Pregúntate: 'quién' y 'qué' (por hacer, entregable, ...) se hace 'con quién' (otro usuario, parte interesada, ...) en qué momento con 'cuál' (herramienta, entregable, ...). Piensa en piezas manejables, y no olvides que más tarde puedes o debes separar los carriles de natación en un mapa de viaje del usuario. Encuentra y marca las interconexiones, comunicaciones y entregas entre los carriles. Documenta el proceso tal como es, pero estate atento a posibles brechas en el proceso, redundancias o duplicaciones directas, cuellos de botella y otras ineficiencias. Toma notas, escribe ideas cuando algo te haga pensar. Y no olvides que a veces la redundancia se construye a propósito en un proceso por motivos de seguridad o calidad. Y, sin decirlo, anota los pasos del proceso que aumentarían la eficiencia y la calidad y/o reducirían retrasos y costos. Pasos para crear y trabajar con un diagrama de carriles de natación Crea carriles de natación para cada 'quién', ya sea dibujando a mano o utilizando software de diagramación o un tablero mural. Confirmar tu diagrama con los participantes en el proceso y realizar los ajustes necesarios. Utiliza símbolos estándar para representar los pasos del proceso secuencialmente en sus carriles correspondientes. Como arquitecto (antes de cambiar al mundo digital trabajé en el mundo real como arquitecto y planificador urbano) para la planificación de áreas industriales y edificios, ya utilizaba los símbolos de los diagramas UML. Y más tarde, como arquitecto de la información y planificador y diseñador de UX, prefería los símbolos