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Optimiza la Gestión de Facturas de Proveedores con VIM: Proceso Automatizado y Eficiente

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  • Creado 01/03/2024
  • Modificado 01/03/2024
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VIM (Gestión de Facturas de Proveedores):

VIM no es más que la gestión de facturas de proveedores. Para superar todas las desventajas (mencionadas a continuación), se ha desarrollado un proceso automatizado que es VIM.

Proceso existente para procesar / Publicar facturas es el siguiente:
  1. Requisito interno.
  2. Solicitud de compra.
  3. Solicitud de cotización.
  4. Creación de orden de compra.
  5. MIGO - Número de recepción de mercancías (GRN).
  6. MIRO - Factura creada / publicada.

Desventajas en el proceso existente mencionado anteriormente son las siguientes:
  1. Procesamiento de comunicación manual, como si alguna factura se extravía, el proveedor debe preguntar al comprador y realizar la comunicación, lo que es un proceso que consume tiempo en el procesamiento de facturas.
  2. En MIGO es necesario ingresar datos manualmente, lo que es un proceso que consume tiempo.
  3. Adjuntar archivos al correo electrónico, como si ese archivo es de gran tamaño, entonces consume más espacio, por lo que se produce un problema de asignación de memoria y causa un rendimiento degradado.

  1. Arquitectura de VIM (basada en papel):



Funcionamiento de VIM:
  1. La factura llega por correo electrónico, fax o en papel.
  2. Se escanea primero.
  3. Luego va al servidor de archivo donde la factura se archiva automáticamente como documento y ese documento se almacena e identifica con un número único alfanumérico de 30 dígitos.
  4. Ese documento se envía a SAP VIM donde se almacena e identifica con un número hexadecimal de 12 dígitos llamado número DP.
  5. Para la extracción de datos en la factura, se envía ese documento al servidor ICC (Centro de Captura de Facturas). Una vez que extrae todos los datos, como el número de proveedor, la moneda, la fecha de contabilización, la dirección, etc., de ese documento, lo envía de vuelta a SAP VIM.
  6. La validación de los datos extraídos se realiza en el manejo de excepciones, como si hay alguna discrepancia de datos o falta de datos para un campo en particular, etc.
  7. Una vez que no se encuentra ninguna excepción, la factura se contabiliza a través de MIRO a través de BAPI.

Este es el proceso de archivado temprano, donde primero llega la factura, se escanea y se almacena en el servidor de archivo y luego se genera el número DP. VIM utiliza el proceso de archivado temprano.

Y el archivado tardío, una vez que la factura llega al servidor de archivos, comienza simultáneamente a crear el número DP para ese documento.
SAP VIM
Pedro Pascal
Se unió el 07/03/2018
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