Implementación de Compras Descentralizadas en SAP S/4HANA: Retos y Soluciones

Introducción

SAP S/4HANA te permite implementar un proceso de adquisiciones de autoservicio de extremo a extremo para los usuarios comerciales a través de aplicaciones Fiori fáciles de usar. Ahora surge la pregunta de si se puede descentralizar completamente el proceso de adquisiciones sin la participación de expertos en adquisiciones. En este blog, describo las dificultades que enfrentamos durante la implementación de un proyecto de compras y las ideas que obtuvimos en los meses posteriores.

Aplicaciones utilizadas en la adquisición de autoservicio

Pasos del proceso de Compra a Pago (P2P)

Visión general de los pasos de Compra a Pago

Hay muchos pasos y acciones entre identificar una necesidad y pagar a un proveedor por los bienes entregados o servicios prestados. La adquisición de autoservicio te permite maximizar la participación empresarial en el proceso sin sobrecargar a Contabilidad y Adquisiciones. Te proporciona herramientas útiles para llevar a cabo los muchos pasos de manera eficiente, desde la creación de una Requisición de Compra (PR), hasta el manejo de facturas. Todo con total transparencia en todos los pasos diferentes.

Otros dos procesos que están fuertemente entrelazados con las compras son el proceso de fuente a contrato y la gestión de datos maestros. Antes de comprometerse financieramente con un proveedor, todos los contratos deben estar en su lugar, desde una cotización firmada hasta contratos específicos como un Acuerdo de Nivel de Servicio o un Acuerdo de No Divulgación.

Y por supuesto, cuando comienzas a trabajar con un nuevo proveedor o un nuevo producto, los datos maestros deben configurarse.

Pasos adicionales que influyen en el proceso de Compra a Pago

Descentralización completa de la adquisición

En una empresa grande con varias entidades, nos aseguramos de que cada uno de los más de 1,000 empleados pudiera hacer solicitudes de compra. En línea con la configuración de adquisiciones de autoservicio en S/4HANA, también fueron responsables de hacer la recepción de bienes para servicios y bienes que no se procesaron a través de un almacén. En caso de discrepancia de cantidad o precio en la factura, se necesitaba una acción por parte de los solicitantes de las compras.

Identificamos tres tipos de compras de autoservicio que se aplican a todos los empleados:

1. compras a través de catálogos internos (alojados) con acuerdos de precios fijos para diferentes proveedores, o a través de catálogos externos (punchout) para pedidos en sitios web de proveedores específicos;


2. compras a través de PR de texto libre para ordenar bienes que no están disponibles en ningún catálogo;


3. compras de servicios, que se consideran compras por hitos con fechas de entrega fijas; la creación y procesamiento son similares al proceso de PR de texto libre para bienes y, por lo tanto, simple para los usuarios finales.

Capacitamos a todos los empleados, configuramos valores predeterminados para simplificar aún más el pedido y creamos un conjunto de instrucciones claras. Aunque todos en el negocio estaban completamente convencidos de que este era el camino correcto a seguir, tuvimos que revisar todo el modelo después de solo un par de meses. Cientos de facturas fueron bloqueadas debido a la falta de recepciones de bienes, se necesitaron reasignaciones debido a asignaciones incorrectas de cuentas, y las entregas se retrasaron como resultado de contratos o datos maestros faltantes en el sistema. Sin embargo, todos estaban convencidos del valor agregado de la adquisición de autoservicio. La participación del negocio en la creación de órdenes de compra fue vital. Por eso comenzamos a buscar una mejor manera de utilizar las herramientas de S/4HANA.

Decidimos dividir la adquisición en dos categorías:

• creación y manejo de pedidos de catálogo


• creación y manejo de PR de texto libre

No fue necesario cambiar el proceso de pedido de catálogo. Este proceso de adquisición se ejecuta de manera fluida y correcta gracias a los acuerdos de precios fijos, contratos y datos maestros que ya están en su lugar, y la recepción de bienes por parte del equipo de almacén central. Crear PR correctas es fácil ya que todos los datos provienen directamente del artículo del catálogo. Las solicitudes se convierten automáticamente en PO y se envían a los proveedores sin ninguna participación