Guía detallada sobre el flujo de trabajo: paso a paso

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SAP Workflow es una herramienta para automatizar procesos empresariales complejos en los que intervienen más de un usuario. El workflow de SAP mapea la posición en la organización porque SAP considera que las posiciones son más estables que las personas.

Técnicamente, el SAP Workflow es una parte integrada del servidor de aplicaciones SAP.

Ejemplo 1

Procedimiento de aprobación en compras. Alguien crea una Orden de Compra que debe ser aprobada por uno o varios gerentes, dependiendo del monto.

Ejemplo 2

Supongamos que la Persona A es administrador de EDI. Se establece que todos los trabajos relacionados con EDI serán realizados por él. También se establece que en su ausencia, otra persona realizará su trabajo. Si la Persona A quiere tomar unas vacaciones planificadas y desea que todos sus trabajos asignados a él en su ausencia sean asignados a la Persona B, nominará a la Persona B en SAP y luego SAP asignará automáticamente el trabajo de A a B.

¿Por qué usar SAP Workflow?

SAP Workflow garantiza que "el trabajo correcto se entregue en la secuencia correcta, en el momento correcto y a las personas correctas". Es una herramienta diseñada para facilitar y automatizar procesos empresariales que requieren que se realicen tareas por personas. Ideal para usuarios ocasionales o no SAP, ya que todos los elementos de trabajo se pueden realizar fuera de SAP simplemente respondiendo a un correo electrónico. El workflow de SAP se puede vincular a Microsoft Outlook o Lotus Notes. Cada paso de una transacción comercial se puede monitorear fácilmente y los procesos se completan de principio a fin. El workflow permite a los propietarios de procesos controlar los plazos, proporciona estadísticas sobre el tiempo necesario para completar los procesos de trabajo, determina la carga de trabajo con respecto a los empleados individuales y ahorra tiempo de procesamiento.

Dado que el Workflow entrega elementos de trabajo a los empleados automáticamente a través del correo electrónico, no es necesario que esperen o pregunten sobre el estado de una transacción en particular. El SAP Business Workflow también se puede utilizar para responder a errores y excepciones, puede iniciarse cuando ocurran eventos predefinidos. Por ejemplo, un evento puede activarse si se encuentran errores específicos durante una verificación automática de los datos. El workflow de SAP es particularmente útil cuando hay un proceso empresarial que implica a más de una persona, cuando una notificación automática puede reemplazar una comunicación manual y cuando hay un conjunto definido de individuos y/o documentos implicados. Organiza el trabajo, alerta a los usuarios y dirige el tráfico enviando elementos de trabajo; una vez que el usuario ejecuta el elemento de trabajo, se puede enviar otro a otro usuario. Por ejemplo, un gerente podría usar el workflow para aprobar una solicitud de vacaciones de un empleado. La aplicación de workflow garantizaría que cada persona involucrada utilice el formulario en línea correcto y complete con éxito su paso antes de que se introduzcan las vacaciones planificadas en SAP, ya sea por un administrador o automáticamente. Del mismo modo, si alguien se registra para una clase de formación, el Workflow puede actuar como una herramienta de alerta notificando al supervisor en cuestión o recordando al individuo de una clase próxima.

Antes de implementar el SAP Business Workflow, las organizaciones deben comenzar haciendo una serie de preguntas, como: - ¿Qué procesos de Recursos Humanos queremos automatizar? - ¿Hasta qué punto podemos cambiar los procedimientos actuales y pasarlos a un control electrónico? - ¿De qué pasos se componen estos procedimientos? - ¿Quiénes son las personas involucradas y cuáles son sus roles? - ¿Cómo conseguimos que el Elemento de Trabajo vaya a las personas correctas?

Aunque el Workflow se puede implementar a través de tablas definidas por el usuario sin el componente de Gestión Organizativa en su lugar, tener una estructura organizativa predefinida agrega un valor tremendo y ahorra tiempo. Una estructura de informes clara compuesta por posiciones y titulares de posiciones mantenida por el departamento de Recursos Humanos asegura el esfuerzo continuo de mantenimiento. La capacidad del personal de Recursos Humanos para agregar y eliminar usuarios de las posiciones a medida que las personas entran y salen, sin afectar sus flujos de trabajo principales, es un beneficio a largo plazo tremendo. Si tiene Administración de Personal en su lugar, las direcciones de correo electrónico de los empleados también pueden ser mantenidas por el departamento de Recursos Humanos además de los respectivos administradores de Tiempo/Recursos Humanos y Nómina de los empleados que podrían estar involucrados en el Workflow.

Básicamente hay tres opciones para conectar el workflow a correos electrónicos externos: Microsoft Outlook/Exchange, Lotus Notes o SAP Connect e Internet Mail. Un factor clave en las implementaciones y actualizaciones de SAP R/3 4.6 será el uso de un navegador web como la interfaz principal del workflow.

Beneficios del SAP Workflow

Aunque las ventajas obtenidas al usar el workflow no son de naturaleza financiera, el tiempo ahorrado al optimizar los procesos podría traducirse fácilmente en dinero. - La calidad de sus procesos estará asegurada al enviar información relevante directamente al usuario. Los gerentes no tienen tiempo para buscar información. Por ejemplo, si un empleado obtiene una calificación como resultado de un arduo trabajo o capacitación, sus gerentes pueden ser notificados de inmediato. - El tiempo de ciclo se reduce al proporcionar toda la información necesaria: las personas pueden verificar su lista de tareas pendientes y determinar qué tareas pueden completarse al día siguiente sin ningún impacto negativo. Es decir, un Administrador de Nómina podría ser notificado de inmediato de un cambio de dirección de un