Cómo definir una Estrategia de Purga de Datos para el SAP SuccessFactors HXM Suite

El SAP SuccessFactors HXM Suite almacena una amplia gama de información de empleados y cuando hablamos de datos de empleados, surgen algunas preguntas: ¿Puedo mantener los datos de los empleados sin conexión? ¿Por cuánto tiempo? ¿Debería anonimizarlos?

Prácticamente, los datos históricos no deben almacenarse más tiempo del necesario. Una vez que haya pasado el tiempo de retención requerido, los datos deben ser purgados (eliminados permanentemente del almacenamiento del sistema).

Para responder a las preguntas anteriores, comencemos desde el principio, definiendo una Estrategia de Purga de Datos.

1. Estrategia de Purga de Datos

En primer lugar, debemos tener en cuenta que para mantener los datos de los empleados debemos tener un propósito, de lo contrario terminamos acumulando demasiados datos y esto lleva a la empresa a una situación de vulnerabilidad en términos de seguridad y hace que los procesos de toma de decisiones sean lentos. A partir de esta comprensión, está claro que necesitamos comenzar definiendo la Estrategia de Purga de Datos de la Empresa.

Al iniciar este ejercicio, considere lo siguiente:

• Cuantos más datos, más difícil y costosa será la toma de decisiones.

La cantidad de datos obsoletos dificulta su exportación y uso en términos de análisis estratégico, convirtiéndose así en inútiles. La recomendación aquí es reducirlos para mantenerlos relevantes y útiles, lo que mejorará el tiempo de toma de decisiones y, en consecuencia, ahorrará dinero.

• Cuantos más datos, mayor control y mayor riesgo.

Almacenar datos inútiles aumenta el riesgo de amenazas de seguridad que podrían evitarse si se implementa una estrategia de purga de datos.

• Definición de control de almacenamiento.

Definir un control de almacenamiento puede traer algunos beneficios, como mejora de la seguridad, ahorro de tiempo, disminución del tamaño de la base de datos global y aumento del rendimiento del sistema, etc.

• Pronóstico de crecimiento de datos.

Basándose en sus métricas comerciales y conocimientos, puede definir un pronóstico de crecimiento de datos y prevenir un debilitamiento del rendimiento del sistema. Los clientes suelen utilizar aplicaciones de monitoreo para controlar el crecimiento de la base de datos periódicamente y, en función de eso, implementar la política de purga de datos, que cubriremos con más detalle en el próximo capítulo.

2. Política de Purga de Datos

Es relevante destacar una de las partes más importantes de la estrategia de purga de datos, la política de purga de datos. Esta política establece cómo y con qué frecuencia cada empresa realiza la purga de datos. Está claro, desde la definición de la estrategia de purga de datos, donde priorizamos la seguridad de los datos y su calidad, que la purga debe ser algo consistente y recurrente, y no solo una vez.

Al definir cuándo y cómo se debe llevar a cabo la purga, debemos tener en cuenta las regulaciones de protección de datos de cada país/región. En general, estas regulaciones establecen que el sujeto puede, en cualquier momento, solicitar que sus datos sean eliminados por completo de la base de datos. Como se dijo, esto es general y debe verificar cada política antes de definir su política de purga, de lo contrario, podría desviarse de lo que determina la ley del país.

A continuación se presentan algunos ejemplos de países/regiones de cómo las regulaciones definen la purga de datos (Tenga en cuenta que esto es solo un ejemplo, puede analizar toda la regulación antes de definir su política).

Imagen ilustrativa

Puntos a considerar al definir la política de purga de datos:

• ¿Por cuánto tiempo deben mantenerse los datos, considerando, por ejemplo, su validez/calidad, qué procesos se requieren, etc.?

Hay una tendencia a decir que siempre se necesitarán los datos, pero si consideramos el propósito de la retención de datos, veremos que 'siempre' no es realmente necesario.

• Controle su base de datos.

La forma más fácil de limpiar los datos almacenados es controlar su cantidad y calidad. A través del monitoreo, podrá generar controles estratégicos de datos y determinar qué permanece y qué se elimina.

• Utilice la herramienta DRTM.

Automatizar el proceso siempre es la opción más recomendada para no correr el riesgo de error humano. Las herramientas digitales son siempre la mejor opción para mantener en funcionamiento una política de purga de datos consistente.

3. Consideraciones Adicionales

3.1 Sistemas de Replicación

Si se purgan datos en Employee Central que son necesarios para la replicación en otros sistemas, la integración debe reaccionar a la purga. Es decir, la API CompoundEmployee de Employee Central y las integraciones estándar proporcionadas para SAP ERP HCM, SAP S/4HANA y Employee Central Payroll, y el