Hola Kjersti,
En R/3 es lo mismo que en ESS, el usuario tiene que hacerlo él mismo. En la bandeja de entrada de SAP, ve a Configuración -> Configuración de flujo de trabajo para mantener los sustitutos.
Hasta donde yo sé, no hay una opción estándar para mantener un sustituto para otro usuario. Tendrías que crear un programa de mantenimiento.
Saludos,
Martin