Como definir uma Estratégia de Purificação de Dados para o SAP SuccessFactors HXM Suite

O SAP SuccessFactors HXM Suite armazena uma ampla gama de informações de funcionários e quando se trata de dados de funcionários, algumas perguntas surgem: Posso manter os dados dos funcionários offline? Por quanto tempo? Devo anonimizá-los?

Basicamente, os dados históricos não devem ser armazenados por mais tempo do que o necessário. Uma vez que o período de retenção exigido tenha passado, os dados devem ser purgados (permanentemente eliminados do armazenamento do sistema).

Para responder às perguntas acima, vamos começar do início, definindo uma Estratégia de Purga de Dados.

1. Estratégia de Purga de Dados

Em primeiro lugar, devemos ter em mente que para manter os dados dos funcionários, devemos ter um propósito, caso contrário, acabamos acumulando muitos dados, o que coloca a empresa em uma situação vulnerável em termos de segurança e torna os processos de tomada de decisão mais lentos. A partir dessa compreensão, fica claro que precisamos começar definindo a Estratégia de Purga de Dados da Empresa.

Ao iniciar esse exercício, considere o seguinte:

• Quanto mais dados, mais difícil e custosa será a tomada de decisões.

A quantidade de dados obsoletos dificulta sua exportação e uso em termos de análise estratégica, tornando-os inúteis. A recomendação aqui é reduzi-los para mantê-los relevantes e úteis, o que melhorará o tempo de tomada de decisões e, consequentemente, economizará dinheiro.

• Quanto mais dados, maior controle e maior risco.

Armazenar dados inúteis aumenta o risco de ameaças à segurança que poderiam ser evitadas se uma estratégia de purga de dados fosse implementada.

• Definição de controle de armazenamento.

Definir um controle de armazenamento pode trazer alguns benefícios, como melhoria da segurança, economia de tempo, redução do tamanho do banco de dados global e aumento do desempenho do sistema, etc.

• Previsão de crescimento de dados.

Com base em suas métricas comerciais e conhecimentos, você pode definir uma previsão de crescimento de dados e prevenir uma queda no desempenho do sistema. Os clientes costumam usar aplicativos de monitoramento para controlar o crescimento do banco de dados periodicamente e, com base nisso, implementar a política de purga de dados, que abordaremos com mais detalhes no próximo capítulo.

2. Política de Purga de Dados

É relevante destacar uma das partes mais importantes da estratégia de purga de dados, a política de purga de dados. Esta política estabelece como e com que frequência cada empresa realiza a purga de dados. É claro, a partir da definição da estratégia de purga de dados, onde priorizamos a segurança dos dados e sua qualidade, que a purga deve ser algo consistente e recorrente, e não apenas uma vez.

Ao definir quando e como a purga deve ser feita, devemos considerar as regulamentações de proteção de dados de cada país/região. Em geral, essas regulamentações estabelecem que o sujeito pode, a qualquer momento, solicitar que seus dados sejam completamente excluídos do banco de dados. Como mencionado, isso é geral e você deve verificar cada política antes de definir sua política de purga, caso contrário, você pode estar em desacordo com o que a lei do país determina.

Abaixo estão alguns exemplos de países/regiões de como as regulamentações definem a purga de dados (Lembre-se de que este é apenas um exemplo, você pode analisar toda a regulamentação antes de definir sua política).

Imagem ilustrativa

Pontos a considerar ao definir a política de purga de dados:

• Por quanto tempo os dados devem ser mantidos, considerando, por exemplo, sua validade/qualidade, quais processos são necessários, etc.?

Há uma tendência de dizer que os dados sempre serão necessários, mas se considerarmos o propósito da retenção de dados, veremos que 'sempre' não é realmente necessário.

• Controle seu banco de dados.

A maneira mais fácil de limpar os dados armazenados é controlar sua quantidade e qualidade. Através do monitoramento, você poderá gerar controles estratégicos de dados e determinar o que permanece e o que é eliminado.

• Use a ferramenta DRTM.

Automatizar o processo é sempre a opção mais recomendada para não correr o risco de erro humano. As ferramentas digitais são sempre a melhor opção para manter uma política de purga de dados consistente em funcionamento.

3. Considerações Adicionais

3.1 Sistemas de Replicação

Se os dados que são necessários para a replicação em outros sistemas forem purgados no Employee Central, a integração deve reagir à purga. Ou seja, a API CompoundEmployee do Employee Central e as integrações padrão fornecidas para o SAP ERP HCM, SAP S/4HANA e o Payroll do Employee Central, e