Olá Kjersti,
No R/3 é o mesmo que no ESS, o usuário precisa fazer isso sozinho. Na caixa de entrada do SAP, vá para Configurações -> Configuração do fluxo de trabalho para manter os substitutos.
Até onde eu sei, não há uma opção padrão para manter um substituto para outro usuário. Você teria que criar um programa de manutenção.
Saudações,
Martin